Introducción.
Comprar una central telefónica puede ser engorroso si no conoces del tema, puede ser frustrante ya que en muchos casos dependes mucho del consultor, en particular en las empresas Pymes.
En este blog trataremos de crear una guía completa de centrales telefónicas, con todo lo que se debe saber para poder adquirir una central sin morir en el intento, comenzaremos mencionando los diferentes tipos de centrales, luego las diferentes configuraciones en las que se puede implementar las centrales telefónicas, que tomar en cuenta con los teléfonos, con el sitio donde se alojará la central, entre otras cosas.
Deseamos aclarar que esta es una guía comprensiva, no técnica.
¿Qué es una Central Telefónica?
Una Central Telefónica es un equipo o aplicación en servidor que se utiliza más que nada en los comercios para que las personas se puedan comunicar eficientemente. Las centrales telefónicas hacen 2 trabajos, convertir mensajes de análogos a digitales y de hacer conexiones entre teléfonos para que las conversaciones se sostengan, esa es la definición más básica.
TIP: Las centrales telefónicas también son conocidas como Gateways, por ser un equipo que transforma mensajes y los redirige.
¿Cuáles son las diferentes formas de implementar las Centrales Telefónicas?
Existen se puede decir 4 tipos de centrales dependiendo del teléfono que se utiliza,
La central es la misma, lo que cambia es el tipo de extensión.
Existen las centrales telefónicas análogas, que esas ya muy poco existen, donde los teléfonos no tenían pantalla y tenían funcionalidades extremadamente básicas.
Las centrales análogas/digitales que aceptan teléfonos análogos y digitales donde puedes tener más funcionalidades y tener teléfonos algo más inteligentes con pantalla, forwarding, transfer, y botones adicionales para más opciones.
Están las centrales Híbridas que aceptan telefonía análoga, digital e IP. Estás son muy versátiles ya que te permiten crecer y comprar lo que vas a utilizar solamente, además de que tienes la flexibilidad de escoger diferentes tipos de teléfonos para diferentes tipos de personas dependiendo de su cargo.
Por último, están las centrales telefónicas en la nube que son puramente IP, estas son una aplicación en un servidor que esta en un Data Center ya sea en el sitio de el cliente o en un sitio externo pero se conecta al sitio del cliente por medio del internet y en donde el cliente utiliza teléfonos SIP (un protocolo abierto que permite interoperabilidad entre equipos) para conectarse y conversar.
¿Cuáles son los elementos principales de una Central Telefónica?
La Unidad Central
En la marca Avaya la versión más conocida es el IP Office 500 que igual que muchas otras centrales telefónicas la unidad central tiene salidas para conectarse a switches y demás equipos de interconexión para hacer su trabajo una realidad.
La unidad central también puede ser un servidor que aloja la aplicación del conmutador que hace el trabajo que haría una central física.
Los Teléfonos
Teléfonos hoy en día son más que nada digitales o IP, ambos utilizan pantallas, pueden tener recibir varias llamadas a la vez, tienen transferencia, call forwarding, call back, transfer, speaker en algunos modelos en otros temas. Lo que cambia es la forma visual del teléfono y un par de opciones más.
Las Aplicaciones
Las aplicaciones principales que tienen las centrales telefónicas hoy en día incluyen soluciones como:
- Softphone: para que tenga su extensión de la oficina en la computadora.
- Cliente celular: para que tenga su extensión de la oficina en su celular.
- Aplicación para recepcionista: para que la recepcionista pueda administrar la recepción por la computadora.
- Colaboración: Estas son aplicaciones para reuniones virtuales, compartir archivos, tener un chat corporativo, etc
Para conocer más a fondo sobre las licencias que ofrece el IP Office 500, diríjase a el siguiente artículo:
¿Qué puedo hacer con el IP Office 500?
Antes de decidir comprar una central telefónica, es importante saber lo siguiente:
- ¿Conoce a plenitud sus problemas actuales de comunicación en diferentes áreas como servicio al cliente o internamente en la empresa?.
- ¿Conoce los planes futuros del negocio, ¿Habrá crecimiento o reducción de personal? ¿Tienen planeado implementar un Centro de Contacto para Servicio al Cliente?
- ¿Tienen alguna urgencia de compra? ¿Cómo un daño en la central actual o tiene algún apuro?
- Tenga en cuenta que saldrán otras necesidades junto con su consultor de tecnología.
Una vez ya conoce más a fondo los problemas, es importante preguntarse temas tales como:
- Cuántas extensiones necesitará, cuantas de esas serán análogas, digitales o IP
- Cuántas troncales y si necesitará que sean SIP
- Cuántos E1, los necesitará enteros o medio E1
- Que modelos de teléfonos le dará al personal
- Donde pondrá la central, fijarse si tiene espacio en el rack
- Si necesitará adquirir aplicaciones como Softphones o Aplicación para Recepcionista y cuántas
Una vez ya sabe la problemática actual y sabe las especificaciones de lo que necesita, el siguiente paso es ver que opciones existen para implementar la solución que busca, ya que estas soluciones se pueden implementar de diferentes formas:
Opción 1:
Central Telefónica en el sitio
La central telefónica se instala en el sitio con redundancia de poder y de líneas por si algo sucede con el poder y las líneas pero si a la central telefónica le pasa algo. Se pierde la continuidad del negocio.
Opcion 2:
Central Telefónica en el Sitio con Redundancia
La Central Telefónica se instala en el sitio con redundancias de todo tipo inclusive de procesador, de modo de que si algo pasa la central telefónica sigo funcionando de alguna forma.
Opción 3:
Central Telefónica en Sitio con Redundancia en Nube
La Central Telefónica se instala en el sitio con Redundancia en la Nube de modo de que si falla la central telefónica la nube responde y se mantiene la continuidad.
Opción 4:
Solución puramente Nube.
La solución completa se aloja en un Data Center externo al cliente con redundancia, pero si la conexión entre el Data Center y el sitio por alguna razón se afecta se pierde la continuidad.
Una vez considera todas las opciones de posibles soluciones, evaluando lo que puede lograr con su presupuesto y limitaciones, el siguiente paso es evaluar que tipos de teléfonos se le dan a quién.
Adicionalmente, si desea moverse a la nube lentamente, puede hacerlo gradualmente de esta manera:
Cómo se decide que teléfonos les toca a quién:
Existe una regla sencilla sobre como decidir que teléfonos darle a quién:
Si la persona pasa menos del 20% de su tiempo en el teléfono y una persona que no tiene muchas responsabilidades según su cargo – le toca un teléfono sencillo.
Si la persona pasa entre 20% a 50% de su tiempo en el teléfono y tiene un rango medio a alto de responsabilidades en la empresa – le toca un teléfono semi-ejecutivo
Si la persona pasa más de 50% del tiempo en el teléfono, tenga o no tenga responsabilidades en la empresa – le toca un teléfono semi – ejecutivo.
Si la persona pasa entre 20% a 100% de su tiempo en el teléfono y tiene un alto rango de responsabilidades en la empresa – le toca un teléfono ejecutivo
Si su telefonía es en Nube o IP, puede usar usar teléfonos SIP de diferentes marcas tales como:
Cuando saber si necesita las aplicaciones:
- Softphone o Cliente en el celular: Cuando tenga personal trabajando en casa o viajando es muy útil tener al personal con su extensión en la computadora o celular para que pueda acceder al directorio corporativo y para que reciba llamadas por wifi a su extensión como si estuviera en la empresa
- Aplicación de recepcionista, en el caso que sea muy incomodo el teléfono grande de recepcionista y les sea mejor utilizar la aplicación, en el caso que deseen llevar mejor control de la recepción y en el caso donde por situaciones especificas sea la mejor opción.
- Aplicación de Colaboración: esta aplicación es para las personas que necesitan reunirse a menudo, mantenerse conectados y compartiendo su trabajo, es bueno para equipos de trabajo por ejemplo.
¿Dónde se implementará la central?
Antes de su compra debe preguntarse lo siguiente:
- ¿Tiene espacio en el rack para los equipos?
- ¿El Rack tiene su respectivo Ground?í
- ¿Existen algún tipo de filtraciones de agua en el sitio?
- ¿Puede adquirir un UPS para proteger su equipo?
- ¿Tiene el sitio aire acondicionado y espacio para que el equipo se airé?
Para saber más sobre que tiene que tener en cuenta para que su equipo no se dañe y que hacer con su equipo actual, visite el siguiente artículo:
¿Cómo evito que se dañe mi central telefónica?
Considerando que marca de central telefónica va a adquirir, tome en cuenta lo siguiente:
- Cuál de los modelos de las centrales telefónicas tiene las características que mejor se ajustan a sus necesidades particulares con relación al precio y los limitantes que usted tiene en el momento.
- Cual va a salir más costosa a largo plazo, tomando en cuenta los contratos de mantenimiento o soportes de fabricante en el caso que los necesite. Tenga en cuenta que muchos fabricantes cobran un cargo por no tener el contrato de soporte de fabricante al día.
- Que marca tiene más años en el mercado y por ende más experiencia
- Que marca se encuentra innovando más
Trate de ver el paquete de una forma holística, tomando en cuenta la foto completa no solo el ahora, si no el más adelante ya que una vez que adquiere una central telefónica es una relación con la marca que dura años.
Sopese con cuidado todas las opciones.
Considere entonces al proveedor, algunos temas para tener en cuenta son:
- Años en el mercado
- Años de experiencia y educación del personal
- Recomendaciones de Clientes
- Alianzas con marcas
- Posición en el mercado
- Cuál le ofrece el mejor servicio
- Cuál tiene los mejores beneficios a la hora de adquirir un contrato de mantenimiento si lo quisiera (partes en inventario, reparación local, etc)
Para conocer más sobre Ecomsa Telecomunicaciones diríjase a la siguiente página:
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En cuanto al proveedor, considere al proveedor como su consejero y experto en tecnología que busca apoyarlo. Recuerde que la relación con esa empresa también es de largo plazo por esa razón procure no solo tomar en cuenta el precio, sino también la imagen completa de todo lo que le está ofreciendo el proveedor y la marca especialmente en servicio al cliente y características de la solución.
Para implementar estas soluciones en su empresa,